エクセル並べ替え|初心者でもすぐできる実務活用術

エクセルを勉強中のみなさん、こんにちは😊

お仕事のためのパソコンスキル塾　パソレです！

エクセル初心者さん向けに、お仕事で役立つエクセル操作をご紹介しています

今回は、エクセル【データの並べ替え】の使い方について解説します

オフィスで仕事していると、なにげにデータの順番を並べ替えたいことが発生します

顧客リストの名前をあいうえお順に並べ替えたいとか

日付順に並んでる売上データを、売上順に並べ替えたいとか

エクセルの並べ替え機能を使えば、データを＜秒＞で自分の思うがままに整理できます

ってことで、初心者さんにもわかりやすくエクセル【並べ替え】を解説していきます！

このブログでは、実際のお仕事のシーンに沿ってエクセルの並べ替えを解説していきます！

基本操作からトラブル対処法まで、明日オフィスですぐに使える！

かどうかはわかりませんが、いつか必ず使うと思います！

１．エクセルのデータの並べ替えの基本操作

２．エクセルのデータの並べ替えの実務活用術

３．エクセルのデータの並べ替えトラブル対処方法

youtube動画とこちらのブログで詳しく解説しています！

動画でよくわからなかったところは、Youtubeのコメント欄からご質問くださいね！！

動画は近日アップ予定です！

パソレのYOUTUBEチャンネル↓

レッスンで使用しているエクセルシートはこちら↓

エクセル並べ替え|操作は簡単！初心者でもすぐできる実務活用術

エクセル【並べ替え】とは？

エクセルの並べ替えは、バラバラだったデータを＜秒＞で見やすく整理する機能です！

商品を売れ筋順に並べたり

顧客名を五十音順に整えたり

データ整理の基本なので、ぜひ操作してみてください！

エクセル並べ替えの基本|昇順・降順で並べ替える

並べ替えの基本操作(1列の場合)

では、実際に例をみながら「並べ替え」の操作をしてみましょう！

社員名簿を五十音順に並べ替える

１．並べ替えたい列のセル(どこでもOK)を選択します

この例ではフリガナを並べ替えたいので、＜C2＞のセルをクリックしてください

２．＜ホーム＞タブのリボンにある、＜並べ替えとフィルター＞をクリックします

３．＜昇順＞を選択します

昇順：あ→ん　A→Z　1→9
降順：ん→あ　Z→A　9→1

社員名簿を50音順に並べ替えることができました！

実務での活用例

営業成績表をトップセールス順に並べ替える

月末の営業会議で使う成績表を作りたい、となった時にも並べ替えは役立ちます

達成率の列を選んで「降順」で並べ替えれば、トップセールスから順番に表示できます

１．並べ替えたい達成率のセルを選択します

この例では、＜C2＞セルを選択します

２．＜ホーム＞タブのリボンにある、＜並べ替えとフィルター＞をクリックします

３．＜降順＞を選択します

営業成績表をトップセールス順に並べ替えることができました！

複数列での並べ替え|より高度なデータの並べ替え

実際の仕事では、1つの条件だけでなく複数の条件で並べ替えたいこともあります

次は、複数の条件で並べ替える方法を見ていきましょう！

複数条件を設定する方法

部署ごとに整理して、その中で入社日順に並べ替える

この例の場合、条件は２つです

条件１：部署

条件2：入社日

では、複数条件を指定する並べ替えの操作を確認しましょう！

１．データ範囲内のセルをどこでもいいのでクリックします

この例では、＜A1＞セルを選択します

２．＜ホーム＞タブのリボンにある、＜並べ替えとフィルター＞をクリックします

３．＜ユーザー設定の並べ替え＞をクリックし、＜並べ替えダイアログボックス＞を表示します

4．＜先頭行をデータの見出しとして使用する＞にチェックをつけます

※デフォルト（基本設定）ではついているので、外れてたらつけてください

チェックをつけておかないと、項目名が並べ替えの対象に含まれて結果がおかしくなります

もちろん、１行目から並べ替えの対象にしたい場合ははずしてください

５．＜最優先されるキー＞をクリックし、＜部署＞を選択します

6．＜レベルの追加＞ボタンをクリックします

7．＜次に優先されるキー＞をクリックし、＜入社日＞を選択します

8．＜順序＞を確認します

※候補が自動で表示されています
自分の思っているのと違う場合は、選択しなおしてください

9．＜ＯＫ＞ボタンをクリックします

部署毎、入社日順に並べ替えることができました！

実務での活用例

カテゴリー別で、売上増加率が高い順に並べ替える

売上管理表は重要なデータが複数あるので、どのデータに注目するかで並べ替え条件が変わります

この例の場合は、指定する条件はこの２つです

条件1：カテゴリ

条件2：売上増減率

１．データ範囲内のセルをどこでもいいのでクリックします

この例では、＜A1＞セルを選択します

２．＜ホーム＞タブのリボンにある、＜並べ替えとフィルター＞をクリックします

３．＜ユーザー設定の並べ替え＞をクリックし、＜並べ替えダイアログボックス＞を表示します

4．＜先頭行をデータの見出しとして使用する＞にチェックをつけます

５．＜最優先されるキー＞をクリックし、＜カテゴリ＞を選択します

6．＜レベルの追加＞ボタンをクリックします

7．＜次に優先されるキー＞をクリックし、＜売上増減率＞を選択します

8．＜順序＞を確認します

※候補が自動で表示されています
自分の思っているのと違う場合は、選択しなおしてください

今回は増加率が多い順（前月より売上が伸びた順）で表示したいので＜大きい順＞を選択しました

売上が伸びているものを、どんどん売ろう！と考えているのか

売上が下がっているものに、テコ入れが必要だ！と考えているのか

それによって、どの順番に並べたらいいのかは変わってきます

9．＜ＯＫ＞ボタンをクリックします

カテゴリ別に、売上増加率の大きい順で並べ替えることができました！

並べ替えができない・おかしくなる時のトラブル対処法

エクセルで並べ替えをしようとして、「うまくいかない！」

ということは、まぁまぁあります

そんな時、よくあるトラブルとその解決法を知っておけば、焦らず対処できます

ここでは実際のトラブル例を見ながら、対処法を練習しておきましょう

トラブル1:表の一部しか並べ替えできていない

症状：氏名の昇順で並べ替えたら、表の一部しか並べ替えができていなかった

原因：空白行・空白列がある

例）＜氏名＞の＜昇順＞で並べ替えようと思ったのに・・・

↓

赤枠の中しか並び替えできていない！！

エクセルは連続したデータを自動で認識します

データの途中に空白行があると、そこまでしか対象範囲として認識しません

対処方法：

①不要な空白行、空白列を削除する＜おすすめ！＞
⇒不要な空白行や、空白列は並べ替え以外にも不具合の原因になります

②データ(表)全体を選択してから並べ替え操作を行う

１．表全体を選択します

２．＜並べ替えダイアログボックス＞で、優先する項目と順序を指定します

↓

表全体を並べ替えることができました！

こんな感じでできるんですけど、いらない空白行、空白列は先に削除するほうが良いです

トラブル2:数値が正しい順番に並ばない

症状：数字の並べ替えをしようと思ったら、変な順番で並べ替えられてしまった

原因：数字のデータが＜文字列＞で入力されている

例）＜売上金額＞の＜昇順＞で並べ替えようと思ったのに・・・

↓

昇順に並べ替えできてない！！

対処方法：＜文字列＞を＜数値＞に変換する

●＜文字列＞を数値に変換する方法

１．文字列が入力されているセルを選択し、表示されたにマウスを合わせます(クリックしません)

２．▼から＜数値に変換する＞を選択します

トラブル3:漢字の並べ替えがおかしい

症状：氏名（漢字）の昇順で並べ替えたいのに、並び順がおかしい

原因：氏名（漢字）の＜ふりがな＞が設定されていない

例）＜氏名＞の＜昇順＞で並べ替えようと思ったのに・・・

↓

伊藤の次が、高橋、でその次が佐藤？昇順になってないやん！

対処方法：＜ふりがな＞を設定する

ということで、どんな時にふりがなが設定されて、どんな時に入らないのか

気になりますよね？

・エクセルで漢字を手入力した場合→ふりがなが入る

・他のエクセルからコピーした場合→ふりがなが入る

・他のシステムから取り込んだデータの場合→ふりがなが入らない

・他のシステムからコピーしたデータの場合→ふりがなが入らない

他にも入らない原因はあります

まずは、下の方法でふりがなが＜あるとき/ないとき＞を確認してください

●＜ふりがな＞の確認方法

＜ホーム＞タブの＜ふりがなの表示/非表示＞ボタンをクリックすると確認できます

１．ふりがなの入っていないセルをクリックし、＜ふりがなの表示/非表示＞をクリックします

２．＜ふりがなの編集＞を選択します

３．入力候補が表示されるので、そのままでよければ＜Enter＞キーで確定します

訂正が必要な場合は、カーソルを修正箇所に移動して訂正を入力します

ちなみに

会社の資料って、名前の場合はふりがな欄がある場合が大半です

ってことで、あまり漢字で並び替えってしないと思うんですけどご参考までに

あと、ふりがな欄を作りたい時には、便利なPHONETIC関数を使ってくださいね

トラブル4：やっぱり元にもどしたい・・・（涙）

・いろいろ並べ替えたんやけど、やりすぎてわけわからんくなった

・思った通りになってないから、とりあえず元にもどしたい

ってことは、誰にでもよくあります！！！

で、並べ替えやってすぐ戻す場合は、＜Ｃtrl＞キー　+　＜Ｚ＞で戻せます

が、その間に他の操作もして、やっぱりおかしいってなったら戻せません

エクセルのやり直しボタンで戻れる場合もありますが、間の作業も全部戻ります・・・

なので、まずはオリジナル（元データ）のコピーをとっておくことをおすすめします

あとは、連番の列を作っておくこともおすすめです

こんなふうに、氏名の並び替えが失敗しても、並び替え前に表外に連番をふっておけば

↓

＜Ｄ列＞の＜昇順＞で並べ替えると、簡単に元に戻せます！

並べ替えが上手くいったら、連番の列は削除すればＯＫです

まとめ

エクセルの並べ替えは、データを＜秒＞で整理してくれるのでめちゃ便利です

でも、

このブログを読んで、安心安全なエクセル並べ替えライフをお過ごしください♡

今回は、エクセル【並べ替え】の使い方について解説しました！

１．エクセル【並べ替え】とは？
→バラバラだったデータを＜秒＞で見やすく整理する機能

２．エクセル【並べ替え】の基本操作
→１．並べ替えの基準にする列のセルを選択する
　 ２．＜並べ替えとフィルター＞ボタンをクリックする
　 ３．＜昇順＞または＜降順＞を選択する
　または、
　 ３．＜並べ替えダイアログボックス＞で設定する

３．エクセル【並べ替え】のトラブル対処法
→ １．表の途中までしか並べ替えできない
　　　⇒途中の空白行、列を削除する
　 ２．数字が上手く並べ替えできない
　　　⇒＜文字列の数字＞を＜数値＞に変換する
　 ３．漢字が上手く並べ替えできない
　　　⇒ふりがなを設定する
　 ４．並べ替えをなかったことにしたい
　　　⇒作業前に欄外に連番をふっておく